グループウェアについて現役SEが解説|組織内の情報をネットワークで共有するソフトウェア

皆さんはグループウェアという言葉を聞いたことがありますか?企業向けのソフトウェアであるため、余り聞いたことが無い方が多いかもしれません。ビジネスは、ITの発達と共に少しづつ形を変えてきました。数年前と比較しても、ビジネスのスピードは加速度的に上昇し、情報が持つ価値も飛躍的に向上しています。このような変化に対応するために、グループウェアは企業にとって無くてはならないソフトウェアとなりつつあります。ある調査によれば、グループウェアの導入率は既に90%弱にまで到達しているとのことです。おそらく、皆さんが入社する企業にも導入されていることでしょう。そこで今回はグループウェアについてご紹介いたします。

グループウェアの機能

グループウェアとは組織内の情報を管理したり、コミュニケーションを活性化することで、効率的にビジネスを推進させる目的で導入されます。多くのグループウェアは複数の機能から成り立っています。ここではグループウェアの代表的な機能を見ていきましょう。

スケジュール機能

ITエンジニアはミーティングを良く行います。その時に参加メンバーの予定が分からないとミーティングの時間を設定することは非常に煩わしい作業となります。また、上司や他チームのメンバーに意見を聞きたい時に自席まで行かないと分からないのも、なかなか面倒なものです。スケジュール機能は、自身のスケジュールを登録しておくことで、自社内のメンバーにも公開されるため、予定の調整や把握が簡単になります。

施設予約機能

多くの企業は会議室に限りがあります。そのため会議室が空いている時間の中から、ミーティングの予定を調整することになります。その空き時間を一目で把握するための機能が施設予約機能です。施設予約機能には、その企業が有している会議室とそのスケジュールを管理することができます。会議室にはそれぞれ使用可能な人が決まっていることもありますが、ユーザーによって使用できる会議室を制限するなどといった機能を有しているものもあります。

掲示板機能

企業によってはまだまだメール文化が根強く残っています。ただ、このような企業で働く人の多くはメールの確認を怠る傾向にあります。メールのタイトルに「重要」「至急」「要確認」といったキーワードが設定されたものがたくさん送られてきてしまうため、段々確認しなくなっていくのも、ある意味で自然なことなのかもしれません。こういった問題を解決するために、掲示板機能があります。企業のイベントや重要な情報などを掲示板に一元化することで、本当に必要な情報を把握することが可能となります。

ファイル管理機能

企業には様々な情報をファイルで管理しています。組織図、座席表、就業規則といったファイル、各種の申請に必要なファイルなどがそれにあたります。このようなファイルを共有フォルダに置いておくと誤って削除されることもありますし、そのうちフォルダが乱立していくことが多いものです。また、このようなファイルは度々更新されます。ファイル管理機能は、最新のファイルを管理することができる機能です。また、更新履歴やバージョン復元機能などもあるため、誰がいつ何の目的で変更したのかや、誤って更新してしまった場合の復元などが容易となっています。

電話メモ機能

大切な要件はまだまだ電話で来ることが多いものです。ただ、あなたが電話をとった時、相手が話したい人が離席していたら、またはお休みだったらどうしますか?アナログな方法では、その人の席に付箋をおいておくという方法もありますが、相手が折り返してくれたか分かりませんし、広いフロアではその席に行き来するのも面倒でしょう。そこで使用するのが電話メモ機能です。用件を電話メモに残しておけば確実に相手へ伝わることでしょう。

グループウェアのメリット

グループウェアのメリットは様々ありますが、私が最も重要だと考える点は、情報の一元化と共有です。現在、私たちの生活はたくさんの情報が無くてはならない社会となっています。これはビジネスの場でも同様です。ただ、その情報がメール、紙、ファイルといったように散財してしまうと、業務全体の効率を大きく落としかねません。「必要な時にそこを確認すれば、必要な情報にすぐアクセスできる」というのは、スピードが求められる現代のビジネスにおいて、非常に重要なポイントとなっているのです。

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